Öffentlichkeitsarbeit an der Waldorfschule
Ein praxisnaher Leitfaden für Kommunikation und Medienarbeit

Die Broschüre gibt einen kompakten Einstieg in die Öffentlichkeitsarbeit an Waldorfschulen. Sie bietet Orientierung, Ideen und praktische Impulse für eine klare, glaubwürdige und zeitgemäße Kommunikation.

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Weitere Materialien im internen Bereich für Mitgliedsschulen

Wobei können wir euch unterstützen?

Öffentlichkeitsarbeit muss nicht kompliziert sein. Oft helfen schon klare Zuständigkeiten, aktuelle Informationen und ein verlässlicher Kommunikationsweg. Auf dieser Seite findet ihr Hinweise zu:

Wenn ihr eine konkrete Frage habt oder Unterstützung bei einem Vorhaben benötigt, wendet euch gerne direkt an die Öffentlichkeitsarbeit.

Das Kommunikations-Minimum für jede Schule

Nicht jede Schule muss auf allen Kanälen aktiv sein. Diese Grundlagen helfen jedoch dabei, gut erreichbar zu sein und verlässliche Informationen bereitzustellen.

  • Eine aktuelle Website: Kontaktdaten, Anmeldung, Termine, freie Stellen und Ansprechpartner:innen sind leicht zu finden.
  • Ein gepflegtes Google Unternehmensprofil: Adresse, Telefonnummer, Website, Öffnungszeiten und Fotos sind korrekt hinterlegt.
  • Klare Zuständigkeiten: Es ist festgelegt, wer Website, Social Media, Presseanfragen und allgemeine Kommunikationsanfragen betreut.
  • Ein verlässlicher Kommunikationskanal: Zum Beispiel ein Newsletter oder ein Social-Media-Kanal, der dauerhaft gepflegt werden kann.
  • Verantwortungsvolle Bild- und Videonutzung: Einwilligungen, Persönlichkeitsrechte und Nutzungsrechte werden vor Veröffentlichungen geprüft.
  • Ein klarer Kontaktweg: Eltern, Bewerber:innen, Medien und Interessierte wissen schnell, an wen sie sich wenden können.

Weiterführende Hinweise und Materialien findet ihr im internen Bereich.

Digitale Kommunikation und Social Media

Soziale Medien bieten Waldorfschulen die Möglichkeit, Einblicke in das Schulleben zu geben, Projekte sichtbar zu machen und mit ihrer Schulgemeinschaft im Austausch zu bleiben.

Entscheidend ist nicht, auf jeder Plattform vertreten zu sein. Wichtiger sind passende Inhalte, klare Zuständigkeiten, ein respektvoller Umgangston und ein sensibler Umgang mit Bildern, Daten und Kommentaren.

Gute Inhalte zeigen, was eure Schule ausmacht. Besonders glaubwürdig sind konkrete Einblicke in den Alltag – nicht nur große Veranstaltungen oder perfekt inszenierte Bilder.

Geeignet sind zum Beispiel:

  • Einblicke in Projekte, Epochenunterricht, Praktika und Klassenfahrten
  • Hinweise auf Tage der offenen Tür, Informationsabende und Schulveranstaltungen
  • Berichte von Aufführungen, Ausstellungen, Festen und Abschlüssen
  • Einblicke in Kunst, Handwerk, Musik, Gartenbau und Bewegung
  • Stimmen von Schüler:innen, Eltern, Lehrkräften oder ehemaligen Schüler:innen
  • Hinweise auf freie Stellen, Ausbildungsmöglichkeiten und Fortbildungen
  • Rückblicke auf besondere Schulprojekte oder Kooperationen

Überlegt bei jedem Beitrag: Was möchten wir zeigen? Für wen ist dieser Inhalt interessant? Und was sollen Menschen danach wissen, fühlen oder tun?

Nicht jede Plattform passt zu jeder Schule. Entscheidend ist, wo eure Zielgruppen erreichbar sind und ob ihr die Zeit habt, einen Kanal dauerhaft zu pflegen.

Instagram eignet sich besonders für kurze Einblicke in Projekte, Veranstaltungen und das Schulleben. YouTube kann sinnvoll sein, wenn ihr längere Inhalte anbieten möchtet – etwa Schulporträts, Erklärvideos zur Pädagogik, Interviews oder Dokumentationen von Projekten und Aufführungen.

Bevor ihr einen neuen Kanal startet, klärt folgende Fragen:

  • Wen möchten wir erreichen?
  • Welche Inhalte können wir regelmäßig und authentisch zeigen?
  • Wer ist für den Kanal verantwortlich?
  • Wie reagieren wir auf Fragen und Kommentare?
  • Welche Rechte und Einwilligungen müssen vor einer Veröffentlichung geprüft werden?

Ein gut gepflegter Kanal ist hilfreicher als mehrere Profile, die nur selten aktualisiert werden.

Bevor ihr einen Kanal startet, solltet ihr klären, wer ihn betreut und wie viel Zeit dafür realistisch zur Verfügung steht. Ein kleiner, gut gepflegter Auftritt ist hilfreicher als mehrere Kanäle, die nach kurzer Zeit nicht mehr aktuell sind.

Ein guter Einstieg kann so aussehen:

  1. Legt fest, wer Inhalte sammelt, erstellt, prüft und veröffentlicht.
  2. Wählt eine Plattform, die zu eurer Schule und euren Ressourcen passt.
  3. Gestaltet ein klares Profil mit Schulname, Logo, kurzer Beschreibung, Kontaktmöglichkeit und Link zur Website.
  4. Plant drei bis fünf erste Beiträge, die eure Schule authentisch vorstellen.
  5. Vereinbart einen realistischen Rhythmus, zum Beispiel einen Beitrag pro Woche oder alle zwei Wochen.
  6. Prüft vor jeder Veröffentlichung Einwilligungen, Bildrechte und Datenschutz.
  7. Legt fest, wer Kommentare und Nachrichten regelmäßig liest und beantwortet.

Für den Anfang reichen oft drei einfache Formate: ein Einblick in den Schulalltag, ein Hinweis auf einen Termin und eine Stimme aus der Schulgemeinschaft.

Fragen, Rückmeldungen und auch Kritik gehören zu öffentlicher Kommunikation. Reagiert möglichst zeitnah, sachlich und wertschätzend. Ein respektvoller Umgang stärkt das Vertrauen in eure Schule – auch dann, wenn nicht jede Rückmeldung positiv ist.

Dabei gilt:

  • Gebt keine persönlichen, vertraulichen oder sensiblen Informationen öffentlich preis.
  • Bleibt bei gesicherten Fakten und vermeidet Spekulationen.
  • Reagiert auf Kritik nicht vorschnell oder im Affekt.
  • Bietet bei komplexen Anliegen ein persönliches Gespräch per Telefon oder E-Mail an.
  • Entfernt oder moderiert Beiträge, die beleidigend, diskriminierend oder rechtswidrig sind.
  • Dokumentiert bei schwerwiegenden Vorfällen den Austausch und stimmt euch intern ab.

Für Kommentare und Beiträge auf unseren digitalen Kanälen gilt unsere Netiquette.

Unsere Netiquette · Instagram des Bundes der Freien Waldorfschulen · Materialien für Mitgliedsschulen

Website, Google und Auffindbarkeit

Für viele Eltern, Bewerber:innen und Interessierte ist die Website der erste Kontakt mit einer Schule. Sie sollte deshalb verständlich, aktuell und leicht nutzbar sein.

Eine aktuelle Website und ein gepflegtes Google Unternehmensprofil helfen dabei, dass eure Schule in der Google-Suche und auf Google Maps zuverlässig gefunden wird.

Die Schulwebsite soll Orientierung geben – besonders für Familien, die eure Schule noch nicht kennen, sowie für Menschen, die sich beruflich für eure Schule interessieren. Wichtige Informationen sollten ohne langes Suchen erreichbar, aktuell und auch auf dem Smartphone gut lesbar sein.

Besonders wichtig sind:

  • Kontaktdaten und Öffnungszeiten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift und Erreichbarkeit des Sekretariats an einer zentralen Stelle.
  • Anmeldung und Aufnahme: Eine verständliche Erklärung, wie Eltern ihr Kind anmelden können, welche Schritte vorgesehen sind und an wen sie sich bei Fragen wenden können.
  • Termine und Einladungen: Tage der offenen Tür, Informationsabende, Schulfeste und weitere öffentliche Veranstaltungen mit allen wichtigen Angaben.
  • Ansprechpartner:innen: Klare Kontakte für Anmeldung, pädagogische Fragen, Bewerbungen und Presseanfragen.
  • Stellenangebote: Aktuelle Ausschreibungen mit einer direkten Möglichkeit zur Kontaktaufnahme oder Bewerbung.
  • Einblicke in das Schulleben: Konkrete Informationen zu Unterricht, Projekten, Kunst, Handwerk, Musik, Praktika und Gemeinschaft.
  • Anfahrt und Zugänglichkeit: Hinweise zu Adresse, öffentlichem Nahverkehr, Parkmöglichkeiten und – soweit vorhanden – Barrierefreiheit.

Überprüft diese Angaben regelmäßig – mindestens vor dem neuen Schuljahr, vor größeren Veranstaltungen sowie bei Veränderungen in Verwaltung oder Kollegium.

Ein Google Unternehmensprofil ergänzt eure Schulwebsite. Es sorgt dafür, dass Menschen bei der Suche nach eurer Schule schnell die wichtigsten Informationen finden: Adresse, Telefonnummer, Website, Öffnungszeiten, Fotos und den Standort auf Google Maps.

Prüft zuerst, ob eure Schule bereits einen Eintrag besitzt. Häufig gibt es schon ein Profil, das übernommen und aktualisiert werden kann. So vermeidet ihr doppelte oder widersprüchliche Einträge.

Achtet bei der Pflege auf Folgendes:

  • Hinterlegt den offiziellen Namen der Schule, die korrekte Anschrift, Telefonnummer, Website und eine zentrale E-Mail-Adresse.
  • Tragt die verlässlichen Öffnungszeiten des Sekretariats ein – einschließlich Ferienzeiten und besonderer Schließtage.
  • Verwendet aktuelle Bilder des Gebäudes, Eingangsbereichs und – mit den erforderlichen Einwilligungen – aus dem Schulleben.
  • Achtet darauf, dass alle Angaben mit eurer Website übereinstimmen.
  • Sichert die Zugriffsrechte: Das Profil sollte nicht nur über ein privates Konto einer einzelnen Person laufen. Legt mehrere verantwortliche Personen als Administrator:innen an und dokumentiert die Zuständigkeiten.
  • Prüft das Profil regelmäßig auf Aktualität, neue Fragen, Fotos und Bewertungen.

Anleitung: Google Konto einrichten (PDF)

Bewertungen können für Interessierte ein erster Orientierungspunkt sein. Sie ersetzen kein persönliches Kennenlernen, zeigen aber, ob und wie eine Schule auf Rückmeldungen reagiert.

Bittet nur Menschen um eine Bewertung, die eigene Erfahrungen mit eurer Schule gemacht haben. Das können zum Beispiel Eltern, ehemalige Schüler:innen oder Besucher:innen einer Veranstaltung sein. Die Bitte sollte freiwillig sein und ausdrücklich zu einer ehrlichen Rückmeldung einladen.

Bei Bewertungen gilt:

  • Legt fest, wer Bewertungen regelmäßig prüft und bei Bedarf eine Antwort vorbereitet.
  • Antwortet auf positive Rückmeldungen kurz und wertschätzend.
  • Bleibt bei Kritik ruhig und sachlich; vermeidet Rechtfertigungen oder öffentliche Auseinandersetzungen.
  • Gebt niemals Informationen über Kinder, Eltern, Mitarbeitende oder konkrete Vorgänge preis.
  • Bietet bei komplexen Anliegen an, das Gespräch persönlich weiterzuführen.
  • Prüft unklare, beleidigende oder möglicherweise falsche Bewertungen zunächst intern.

Mögliche Antwort auf kritische Rückmeldungen:

Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Es tut uns leid, dass Sie diese Erfahrung gemacht haben. Da wir persönliche Anliegen nicht öffentlich klären können, möchten wir Sie bitten, sich direkt mit uns in Verbindung zu setzen. Sie erreichen uns unter [Kontaktadresse einsetzen].

Google Unternehmensprofil · Materialien für Mitgliedsschulen

Foto, Video und Rechte

Fotos und Videos machen das Lernen, die Kreativität und die Gemeinschaft an einer Schule sichtbar. Gleichzeitig tragen Schulen eine besondere Verantwortung für den Schutz von Kindern, Jugendlichen und allen abgebildeten Personen.

Veröffentlicht Bilder und Videos nur, wenn die erforderlichen Einwilligungen vorliegen. Achtet außerdem auf Persönlichkeitsrechte, Datenschutz, Urheberrechte und die Nutzungsrechte an Musik und anderen Medien.

Vor jeder Veröffentlichung sollte klar sein, ob das Material verwendet werden darf und ob die Darstellung der abgebildeten Personen angemessen ist.

Prüft insbesondere:

  • Liegt eine wirksame Einwilligung für die geplante Nutzung vor?
  • Ist die Einwilligung für den vorgesehenen Kanal gültig, etwa Website, Social Media, Print oder Video?
  • Sind auf dem Bild persönliche oder sensible Informationen sichtbar – zum Beispiel Namenslisten, Adressen, Noten oder medizinische Hinweise?
  • Dürfen Musik, Grafiken, Texte oder andere Inhalte im Bild oder Video verwendet werden?
  • Ist klar, wer das Material erstellt hat und wie lange es veröffentlicht werden soll?
  • Wird die Person respektvoll und nicht bloßstellend dargestellt?

Bei Unsicherheiten sollte ein Bild oder Video nicht veröffentlicht werden, bevor die Frage geklärt ist.

Gute Bilder vermitteln einen echten Eindruck vom Schulalltag. Sie zeigen nicht nur Ergebnisse, sondern auch Prozesse: gemeinsames Arbeiten, Ausprobieren, Lernen, Gestalten und Begegnen.

Achtet darauf:

  • Zeigt Situationen, die für eure Schule tatsächlich typisch sind.
  • Wählt Bilder, die Kinder und Jugendliche aktiv und respektvoll darstellen.
  • Vermeidet Aufnahmen, die einzelne Personen vorführen oder auf ein Merkmal reduzieren.
  • Nutzt abwechslungsreiche Perspektiven: Unterricht, Werkstätten, Bühne, Garten, Sport, Projekte und Gemeinschaft.
  • Ergänzt Bilder mit kurzen, konkreten Texten, die erklären, was zu sehen ist.
  • Denkt an barrierearme Kommunikation: Hinterlegt bei Webbildern aussagekräftige Alternativtexte.

Musik kann Videos lebendiger machen. Sie darf jedoch nicht ohne Weiteres verwendet werden. Auch wenn ein Musikstück auf Instagram, TikTok, YouTube oder einer anderen Plattform verfügbar ist, bedeutet das nicht automatisch, dass eure Schule es für ihre eigenen Veröffentlichungen nutzen darf.

Prüft deshalb vor der Veröffentlichung:

  • Haben wir die notwendigen Nutzungsrechte für das Musikstück?
  • Gilt die Nutzungserlaubnis für den geplanten Kanal?
  • Darf das Video auch auf anderen Plattformen, auf der Schulwebsite oder in einem Newsletter verwendet werden?
  • Nutzen wir eine Musikbibliothek, deren Bedingungen eine schulische oder institutionelle Nutzung erlauben?

Besondere Vorsicht gilt, wenn Inhalte auf mehreren Plattformen veröffentlicht werden sollen. Musik, die innerhalb einer Plattform zur Verfügung gestellt wird, darf häufig nicht ohne Weiteres in einem Video auf einer anderen Plattform verwendet werden.

Wenn ihr unsicher seid, verwendet besser eigene Aufnahmen, lizenzierte Musik oder Inhalte, die ausdrücklich für die geplante Nutzung freigegeben sind.

Mitgliedsschulen finden Vorlagen und weiterführende Hinweise zu Foto, Video, Einwilligungen und Bildrechten in der Materialdatenbank Öffentlichkeitsarbeit.

Veranstaltungen, Presse und Projekte

Ob Tag der offenen Tür, Schulfeier, Fortbildung, Fachtagung oder Projekt: Gute Kommunikation beginnt frühzeitig. Eine klare Einladung, verständliche Informationen und passende Bilder helfen dabei, die richtigen Menschen zu erreichen.

Eine gute Ankündigung beantwortet die wichtigsten Fragen auf einen Blick:

  • Was findet statt?
  • Für wen ist die Veranstaltung gedacht?
  • Wann und wo findet sie statt?
  • Was erwartet die Teilnehmenden?
  • Ist eine Anmeldung erforderlich und entstehen Kosten?
  • An wen können sich Interessierte bei Fragen wenden?
  • Gibt es Hinweise zu Anfahrt, Barrierefreiheit, Verpflegung oder digitaler Teilnahme?

Stellt den Nutzen für die Zielgruppe in den Vordergrund. Statt nur „Informationsabend“ zu schreiben, erklärt lieber konkret, worüber Eltern oder Interessierte informiert werden und was sie mitnehmen können.

Eine Einladung sollte auf einen Blick verständlich machen, worum es geht und wie Interessierte teilnehmen können.

Sie sollte enthalten:

  • einen klaren Titel und ein verständliches Thema,
  • Datum, Uhrzeit und Ort,
  • die Zielgruppe,
  • den konkreten Nutzen oder besonderen Anlass,
  • Angaben zu Anmeldung, Kosten und Fristen,
  • eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen,
  • Hinweise zu Anfahrt, Barrierefreiheit oder digitaler Teilnahme,
  • eine klare Handlungsaufforderung.

Eine gute Handlungsaufforderung erleichtert den nächsten Schritt, zum Beispiel: „Jetzt anmelden“, „Platz sichern“, „Mehr erfahren“ oder „Zum Informationsabend kommen“.

Ein Bild oder ein kurzer persönlicher Satz kann zusätzlich helfen, Interesse zu wecken. Wichtig ist, dass Bild, Text und Terminangaben auf Website, Social Media und Newsletter übereinstimmen.

Plant die Kommunikation nicht als einmalige Ankündigung. Gute Veranstaltungswerbung besteht aus mehreren Schritten:

  1. Früh ankündigen: Termin, Ort und Thema veröffentlichen, sobald die wichtigsten Daten feststehen.
  2. Interesse wecken: Besondere Programmpunkte, Referierende oder Einblicke in das Thema vorstellen.
  3. Erinnern: Kurz vor Anmeldeschluss oder Veranstaltung noch einmal auf die wichtigsten Informationen hinweisen.
  4. Am Veranstaltungstag begleiten: Wenn passend, kurze Einblicke oder Hinweise über digitale Kanäle geben.
  5. Nachbereiten: Mit einem kurzen Rückblick, ausgewählten Bildern oder weiterführenden Informationen den Kontakt halten.

Verwendet auf Website, Newsletter und Social Media möglichst dieselben Kerninformationen. So vermeidet ihr Missverständnisse und schafft Wiedererkennung.

Bei Presseanfragen sollte klar sein, wer für eure Schule sprechen kann. Gebt nur Informationen weiter, die gesichert und freigegeben sind. Bei komplexen, sensiblen oder konfliktbehafteten Themen stimmt euch frühzeitig intern ab und nehmt bei Bedarf Kontakt zur Öffentlichkeitsarbeit des Bundes auf.

Für journalistische Anfragen, Interviews und Hintergrundgespräche zum Bund der Freien Waldorfschulen steht der Pressebereich zur Verfügung.

Arbeitskreise, Gremien und Projektgruppen im BdFWS können sich bei der Kommunikation von Veranstaltungen und Projekten an die Öffentlichkeitsarbeit wenden.

Für eine gute Planung hilft es, Termin, Zielgruppe, Text, Bildmaterial und Anmeldeweg frühzeitig vorzubereiten. Hinweise zu internen Kommunikationswegen, Fristen und Materialien stehen im internen Bereich zur Verfügung.

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Personal gewinnen

Waldorfschulen suchen engagierte Lehrkräfte, pädagogische Fachkräfte und Mitarbeitende in vielen Bereichen. Gute Stellenkommunikation zeigt nicht nur, welche Stelle frei ist, sondern auch, was eure Schule ausmacht und welche Menschen bei euch willkommen sind.

Authentische Einblicke, verständliche Stellenanzeigen und einfache Kontaktmöglichkeiten helfen dabei, geeignete Interessierte zu erreichen – auch Menschen, die sich beruflich neu orientieren oder als Quereinsteiger:innen an einer Waldorfschule arbeiten möchten.

Eine Stellenanzeige sollte nicht nur formale Anforderungen nennen, sondern auch ein klares Bild der Aufgabe und der Schule vermitteln.

Beantwortet möglichst konkret:

  • Wen sucht ihr und ab wann?
  • Welche Aufgaben erwarten Bewerber:innen?
  • Welche Fächer, Klassenstufen oder Arbeitsbereiche sind vorgesehen?
  • Welche Qualifikationen sind erforderlich oder wünschenswert?
  • Sind Quereinstieg, Fortbildung oder berufsbegleitende Qualifizierung möglich?
  • Was zeichnet eure Schule, euer Kollegium und eure Arbeitsweise aus?
  • Welche Unterstützung erhalten neue Mitarbeitende beim Einstieg?
  • Wie können Interessierte unkompliziert Kontakt aufnehmen oder sich bewerben?

Vermeidet austauschbare Formulierungen. Je konkreter ihr beschreibt, wen ihr sucht und was Menschen bei euch erwartet, desto eher fühlen sich passende Bewerber:innen angesprochen.

Menschen entscheiden sich nicht nur für eine Stelle, sondern auch für eine Gemeinschaft, eine Aufgabe und ein Arbeitsumfeld. Ergänzt Stellenausschreibungen deshalb durch ehrliche Einblicke in eure Schule.

Mögliche Inhalte sind:

  • kurze Stimmen aus dem Kollegium,
  • Fotos aus Unterricht, Konferenzen oder gemeinsamen Projekten,
  • Informationen zur Einarbeitung und Begleitung neuer Mitarbeitender,
  • Hinweise auf Fortbildungen und Entwicklungsmöglichkeiten,
  • Einblicke in die Zusammenarbeit mit Eltern und Schulgemeinschaft,
  • konkrete Beispiele dafür, was euch als Schule wichtig ist.

Achtet dabei darauf, nicht nur Idealbilder zu zeigen. Glaubwürdigkeit entsteht auch dadurch, dass Erwartungen, Aufgaben und Rahmenbedingungen klar benannt werden.

Social Recruiting bedeutet, potenzielle Bewerber:innen auch über digitale Kanäle anzusprechen. Das kann besonders dann sinnvoll sein, wenn ihr Menschen erreichen möchtet, die nicht aktiv auf Stellensuche sind, aber für eine neue Aufgabe offen sein könnten.

Damit eine Maßnahme funktioniert, braucht es mehr als eine Anzeige. Klärt vorab:

  • Wen möchten wir erreichen – etwa Fachlehrkräfte, Klassenlehrkräfte, Quereinsteiger:innen oder Menschen in Ausbildung?
  • Was macht die Aufgabe und unsere Schule für diese Menschen interessant?
  • Welche echten Einblicke können wir geben?
  • Gibt es eine kurze, mobil gut nutzbare Zielseite mit Kontaktmöglichkeit?
  • Wer antwortet auf Rückfragen schnell und verbindlich?
  • Wie prüfen wir, ob die Maßnahme passende Kontakte oder Bewerbungen bringt?

Echte Stimmen aus dem Kollegium, kurze Videos und konkrete Einblicke wirken häufig überzeugender als allgemeine Werbeaussagen. Wichtig ist, dass Interessierte nach dem ersten Kontakt nicht lange warten müssen: Eine zeitnahe, persönliche Rückmeldung senkt die Hürde für den nächsten Schritt.

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Verantwortungsvoll kommunizieren

Gerade in herausfordernden Situationen braucht Kommunikation besondere Sorgfalt. Eine gesicherte Faktenlage, der Schutz betroffener Personen, ein respektvoller Umgang und klare Zuständigkeiten sind dabei entscheidend.

Der Bund der Freien Waldorfschulen unterstützt Mitgliedsschulen bei Bedarf auch in anspruchsvollen Kommunikationslagen. Nehmt frühzeitig Kontakt auf, wenn ihr Beratung benötigt.

Wenn eine schwierige Situation öffentlich werden könnte oder bereits öffentlich diskutiert wird, hilft ein ruhiges und abgestimmtes Vorgehen:

  1. Fakten sichern: Was ist bekannt? Was ist noch unklar? Verbreitet keine Vermutungen.
  2. Zuständigkeiten klären: Legt fest, wer intern koordiniert und wer nach außen kommuniziert.
  3. Betroffene schützen: Persönliche Daten und sensible Informationen dürfen nicht öffentlich gemacht werden.
  4. Kommunikation abstimmen: Formuliert Aussagen klar, sachlich und nur auf Grundlage gesicherter Informationen.
  5. Kontaktwege vorbereiten: Benennt eine erreichbare Ansprechperson für Rückfragen.
  6. Früh beraten lassen: Bezieht bei Bedarf die Öffentlichkeitsarbeit ein, bevor sich unklare Aussagen oder Gerüchte verbreiten.
  • vorschnelle Stellungnahmen ohne gesicherte Fakten,
  • öffentliche Diskussionen über persönliche oder vertrauliche Vorgänge,
  • widersprüchliche Aussagen verschiedener Personen,
  • Schuldzuweisungen oder Spekulationen,
  • das Ignorieren berechtigter Rückfragen,
  • Formulierungen, die Betroffene zusätzlich belasten können.

Handreichungen und Empfehlungen

Waldorfschulen auf Google

Google ist die führende Suchmaschine. Google My Business ist ein kostenloses und einfach zu verwendendes Tool für Unternehmen und Organisationen. Damit kann die Onlinepräsenz auf Google, einschließlich der Suche und Maps, schnell und einfach verwaltet werden. Es ist empfehlenswert, als Institution das Konto selbst zu verwalten und vollen Zugriff auf die Anwendung, Bewertung und Kommentare zu haben. In der Anleitung GoogleKonto (PDF) geben wir Tipps zur Einrichtung eines Kontos.

Eure Schule auf Google finden und bewerten

Um die Bewertungen eurer Schule bei Google zu verbessern und das Ranking in den Suchmaschinen zu steigern, belohnt Google Aktivitäten in den Bewertungen. Das heißt: Je mehr man bewertet, umso höher steigt man im Level. Wenn wir uns als Schulen gegenseitig bewerten, hat das doppelte Vorteile! Der Bewertende steigt als Local Scout in punkto Glaubwürdigkeit und die bewertete Institution bekommt positive Bewertungen.

Achtung: Die bewerteten Orte müssen unter „Meine Orte“ als Favoriten öffentlich gestellt werden.

Gebt euch 5 Sterne!

Und ganz wichtig: Reaktionen und Feedback sollten zeitnah und als direkte Antwort erfolgen. Insbesondere kritische Bewertungen sollten beantwortet oder kommentiert werden, so dass andere Besucher:innen und Leser:innen sehen, dass eine Interaktion stattfindet. Dies baut Vertrauen auf und Vorurteile ab!

Punkte, Level und Abzeichen
 

Hier eine Handreichung zum Thema Local Guides und Bewertungen:

Local Guides-Punkte

Für Beiträge auf Google Maps erhalten Sie Punkte. Sie werden mit Punkten belohnt, wenn Sie in Google Maps Orte bewerten, Rezensionen schreiben, Fotos und Videos teilen, Ihr Wissen weitergeben, Fragen zu Orten beantworten, Informationen zu einem Ort aktualisieren, fehlende Orte hinzufügen oder Informationen überprüfen.

Beitrag zu MapsPunkte
Rezension10 Punkte pro Rezension
Rezension mit mehr als 200 Zeichen10 Bonuspunkte pro Rezension
Bewertung1 Punkt pro Bewertung
Foto5 Punkte pro Foto
Foto-Tags3 Punkte pro Tag
Video7 Punkte pro Video
Antwort1 Punkt pro Antwort
Antwort in Fragerunde3 Punkte pro Antwort
Ort bearbeiten5 Punkte pro Änderung
Ort hinzufügen15 Punkte pro hinzugefügtem Ort
Straße hinzufügen15 Punkte pro hinzugefügter Straße
Information überprüfen1 Punkt pro überprüfter Information
Punkteberechtigte Liste veröffentlichen10 Punkte pro veröffentlichter Liste
Beschreibung (in Liste)5 Punkte pro hinzugefügter Beschreibung

Local Guides-Level 

Durch die Punkte, die Sie für Ihre Beiträge erhalten, erreichen Sie höhere Level.

LevelPunkteAbzeichen
Level 10 PunkteKein Abzeichen
Level 215 PunkteKein Abzeichen
Level 375 PunkteKein Abzeichen
Level 4250 Punkte 
Level 5500 Punkte 
Level 61.500 Punkte 
Level 75.000 Punkte 
Level 815.000 Punkte 
Level 950.000 Punkte 
Level 10100.000 Punkte 

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Ihre Punkte und Ihr Level aktualisiert werden. Punkte verfallen nicht. Abzüge sind jedoch möglich, wenn Inhalte aufgrund eines Verstoßes gegen google-Richtlinien entfernt werden müssen. Es zahlt sich aus, durch Beiträge zu Google Maps Punkte zu sammeln. Ihr Engagement wird durch Prämien und Vorabzugriff auf neue Google-Funktionen belohnt.

#waldorfistmehr: Vernetzen wir uns!

Instagram ist eine der größten sozialen Medienplattformen weltweit und bietet uns als Waldorfschulgemeinschaft eine hervorragende Möglichkeit, unsere Arbeit und Aktivitäten zu präsentieren und uns gegenseitig zu vernetzen. Der Bund der Freien Waldorfschulen betreibt einen eigenen Instagram Account und ist bereits mit vielen Content-Creator:innen, Institutionen und Partner:innen verbunden: Instagram Bund der Freien Waldorfschulen.

In diesem Leitfaden wollen wir darstellen, wie wir alle Instagram effektiv nutzen können, um unsere Aktivitäten transparent zu machen und eine größere und engere Gemeinschaft aufzubauen.

1. Profil erstellen: 

Um mit Instagram zu beginnen, muss ein Konto erstellt werden. Laden Sie ein Profilbild hoch, das Ihre Schule repräsentiert, und fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, die Ihre Schule beschreibt und relevante Hashtags enthält. Mehr zum Thema Hashtags # unter Punkt 5.

2. Beachten Sie den Datenschutz

3. Teilen Sie Einblicke in das Schulleben: 

Teilen Sie Fotos und Videos, die Ihre Schule auszeichnen. Dies kann alles von Unterrichtsstunden über Veranstaltungen bis hin zu sportlichen Aktivitäten und mehr umfassen. Achtung! Achten Sie die Privatsphäre der Schüler:innen. Personen, die auf Bildern oder in Videos zu sehen sind, sollten vor der Veröffentlichung um Erlaubnis gefragt werden. Auch sollten keine sensiblen Daten oder Informationen geteilt werden.

4. Eigene Richtlinien erstellen:

Um sicherzustellen, dass die Nutzung von Instagram durch die Schule in angemessener Weise erfolgt, sollten klare Social-Media-Richtlinien erstellt werden. Diese sollten Regeln für die Nutzung von Instagram durch die Schule sowie Verhaltensregeln für Schüler:innen enthalten.

5. Verwenden Sie relevante Hashtags:

Hashtags helfen dabei, Ihre Beiträge/Posts und Ihr Profil für Personen zu finden, die nach ähnlichen Inhalten suchen. Verwenden Sie also relevante Hashtags wie #waldorfschule #waldorfeducation #waldorfistmehr und andere, die mit Ihrer Schule in Zusammenhang stehen.

6. Vernetzen Sie sich mit anderen Waldorfschulen:

Folgen Sie anderen Waldorfschulen auf Instagram und interagieren Sie mit ihnen, um Ihre Gemeinschaft zu erweitern. Teilen Sie ihre Beiträge, kommentieren Sie ihre Fotos und markieren Sie sie in Ihren eigenen Beiträgen, um Ihre Zusammenarbeit zu fördern.

7. Verwenden Sie Instagram-Stories: 

Instagram-Stories sind eine großartige Möglichkeit, um einen Einblick in das Schulleben zu geben. Veröffentlichen Sie Fotos und Videos von Veranstaltungen und fügen Sie interaktive Elemente wie Umfragen und Fragen hinzu.

Insgesamt bietet Instagram eine großartige Möglichkeit für unsere Schulen, ihre Arbeit und Aktivitäten zu präsentieren und sich zu vernetzen. Durch die Erstellung eines Instagram-Profils, das regelmäßige Posten von relevantem Inhalt, die Verwendung relevanter Hashtags, das Teilen von Einblicken in das Schulleben, die Vernetzung mit anderen Waldorfschulen und  Ausbildungsstätten, die Verwendung von Instagram Stories und die Bewerbung von Veranstaltungen können wir zusammen eine engagierte und aktive Gemeinschaft aufbauen und Menschen für Waldorfschulen und unsere Pädagogik zu begeistern.

Musiknutzung bei Instagram: 

Generell gilt: Wenn Sie als Selbständige:r oder Unternehmen/Institution bei Instagram Musik verwenden wollen, benötigen Sie die Nutzungsrechte oder Erlaubnis des:r Rechteinhabers. Die Künsteler:innen oder Produzent:innen entscheiden, ob Sie deren Musik verwenden dürfen. Verwenden Sie trotzdem Musik oder ein Video, verletzten Sie das Urheberrecht und eine Abmahnung samt Schadenersatz (oft mehrere 10.000 Euro).

In den Musik-Richtlinien von Instagram steht, dass Nutzer:innen allein verantwortlich für die von ihnen geposteten Inhalte sind und dies „auch für jegliche in dem jeweiligen Inhalt präsentierte Musik“ gelten soll. Weiter schreibt Instagram, dass eine gewerbliche Nutzung nicht erlaubt ist:
„Kein Teil in diesen Nutzungsbedingungen stellt irgendeine Genehmigung durch uns hinsichtlich der Nutzung von Musik auf unseren Produkten dar. Insbesondere die Nutzung von Musik für gewerbliche oder nicht private Zwecke ist verboten, es sei denn, du hast entsprechende Lizenzen eingeholt.“

Instagram Musik-Richtlinien

Also: Vorher Rechte und Lizenzen einholen und nur dann die Musik nutzen!
Ausnahme! Instagram stellt mit der Sound-Collection eine Auswahl von Musik bereit, die auch von Business-Accounts genutzt werden darf. Dabei handelt es sich um eher unbekannte Werke. Die Nutzungsbedingungen bestimmen allerdings, dass mit der Sound-Collection erstellte Inhalte nur im Zusammenhang mit Meta-Produkten verwendet werden dürfen. Damit ist eine Übernahme auf andere Plattformen nicht erlaubt. Videos von Instagram dürfen daher nicht auf z.B. bei TikTok hochgeladen werden, wenn in ihnen Werke aus der Sound-Collection verwendet werden.
Mehr Infos und vorliegende Infos zitiert aus  www.prigge-recht.de/musik-instagram-unternehmen/

#waldorfistmehr: Präsenz zeigen

Einleitung

YouTube ist die weltweit größte Video-Sharing-Plattform und bietet eine gute Möglichkeit, Reichweiten zu vergrößern und sich zu vernetzen. Für Waldorfschulen bietet eine Präsenz auf YouTube viele Vorteile. Dieser Leitfaden soll die wichtigsten Vorteile aufzeigen und im Anschluss Schritt für Schritt zeigen, wie ein Kanal eingerichtet wird.

Sichtbarkeit und Reichweite erhöhen 

Eine YouTube-Präsenz ermöglicht es Waldorfschulen, ihre Sichtbarkeit über die lokale Gemeinschaft hinaus zu erhöhen. Durch das Teilen von Videos können Schulen potenziell ein weltweites Publikum erreichen, was dazu beiträgt, Waldorfpädagogik bekannter zu machen. Darüber hinaus können niederschwellige Aspekte der Waldorfpädagogik vermittelt werden:

Informative Videos können Eltern, potenziellen Schüler:innen und Lehrer:innen einen Einblick in das Schulleben, die Philosophie und die täglichen Aktivitäten an Waldorfschulen geben. Dies kann helfen, häufig gestellte Fragen zu beantworten, Vorurteile abzubauen und Missverständnisse über die Waldorfpädagogik auszuräumen.

Mit einer breiten Präsenz auf YouTube können wir zeigen, was Waldorf wirklich ausmacht.

Vernetzung

Videos von Schulveranstaltungen, Aufführungen und Projekten können das Gemeinschaftsgefühl an der Schule stärken. Schüler:innen und Eltern können diese Inhalte jederzeit abrufen und teilen, was das Zusammengehörigkeitsgefühl fördert und die Schulidentität stärkt.

Verwenden Sie relevante Hashtags:
Hashtags helfen dabei, Ihre Beiträge/Posts und Ihr Profil für Personen zu finden, die nach ähnlichen Inhalten suchen. Verwenden Sie also relevante Hashtags wie #waldorfschule #waldorfeducation #waldorfistmehr #hereinspaziert #jedestundezaehlt und andere, die mit Ihrer Schule in Zusammenhang stehen.

Vernetzen Sie sich mit anderen Waldorfschulen:
Folgen Sie anderen Waldorfschulen auf Instagram und interagieren Sie mit ihnen, um Ihre Gemeinschaft zu erweitern. Teilen Sie ihre Beiträge, kommentieren Sie ihre Fotos und markieren Sie sie in Ihren eigenen Beiträgen, um Ihre Zusammenarbeit zu fördern.

Kreativität und Kooperation fördern

Das Erstellen und Veröffentlichen von Videos bietet Schüler:innen die Möglichkeit, kreativ zu sein und ihre technischen Fähigkeiten zu entwickeln. Gleichzeitig können sie lernen, effektiv zusammenzuarbeiten, sei es bei der Produktion eines Theaterstücks, eines Kunstprojekts oder einer Präsentation.

Mittelbeschaffung und Unterstützung

YouTube kann als Plattform genutzt werden, um Spendenaktionen zu fördern und Unterstützung für Schulprojekte zu gewinnen. Durch ansprechende und bewegende Videos können Schulen ihre Anliegen einem breiteren Publikum näher bringen und potenzielle Unterstützer:innen gewinnen.

Anleitung zur Einrichtung eines YouTube-Kanals für Waldorfschulen

Schritt 1: Google-Konto einrichten

Um einen YouTube-Kanal zu erstellen, benötigen Sie ein Google-Konto.

  - Rufen Sie [accounts.google.com](https://accounts.google.com/signup) auf.

  - Füllen Sie das Formular mit den erforderlichen Informationen aus (Name, E-Mail-Adresse, Passwort).

  - Folgen Sie den Anweisungen, um Ihr Konto zu bestätigen.

Schritt 2: YouTube-Kanal einrichten

1. **YouTube aufrufen:**

  - Rufen Sie [YouTube](https://www.youtube.com) auf und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an.

2. **Neuen Kanal erstellen:**

  - Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie "Kanal erstellen" oder "YouTube Studio".

  - Klicken Sie auf "Neuen Kanal erstellen".

  - Geben Sie Ihrem Kanal einen Namen, der Ihre Waldorfschule eindeutig identifiziert.

3. **Einstellungen des Kanals anpassen:**

  - Gehen Sie zu "YouTube Studio".

  - Wählen Sie im Menü auf der linken Seite "Anpassen" und dann "Allgemein".

  - Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die die Philosophie und die Besonderheiten Ihrer Schule erklärt.

Schritt 3: Kanalbranding erstellen

1. Profilbild hinzufügen:**

  - Gehen Sie zu "Branding" und laden Sie das Logo Ihrer Schule als Profilbild hoch (800 x 800 Pixel).

2. **Bannerbild hinzufügen:**

  - Fügen Sie ein Bannerbild hinzu, das auf allen Geräten gut aussieht (empfohlene Größe: 2560 x 1440 Pixel).

3. **Wasserzeichen hinzufügen:**

  - Laden Sie ein Wasserzeichen hoch, das in den Videos angezeigt wird (150 x 150 Pixel).

Schritt 4: Erste Inhalte hochladen

1. **Erstes Video erstellen:**

  - Produzieren Sie ein Begrüßungsvideo, das Ihre Schule vorstellt.

2. **Das Video hochladen:**

  - Klicken Sie auf das Kamerasymbol mit dem Pluszeichen und wählen Sie "Video hochladen".

  - Geben Sie einen aussagekräftigen Titel und eine detaillierte Beschreibung ein.

  - Wählen Sie aussagekräftige Tags und eine passende Kategorie.

Schritt 5: Kanal optimieren

1. Playlists erstellen:**

  - Organisieren Sie Ihre Videos in thematischen Playlists (z.B. Schulprojekte, Klassenfahrten, Jahresarbeiten, Veranstaltungen etc.).

2. **Kanalinformationen ergänzen:**

  - Fügen Sie Kontaktinformationen, Links zu Ihrer Schulwebsite und zu sozialen Medien hinzu.

3. **Kanaltrailer hochladen:**

  - Erstellen Sie einen Kanaltrailer und laden Sie ihn hoch, um neuen Besuchern einen Überblick über die Inhalte zu geben.

4. **Kommentare moderieren:**

  - Beantworten Sie Kommentare und regen Sie Diskussionen an, um eine engagierte Community aufzubauen.

5. **Kanal bewerben:**

  - Teilen Sie Ihren Kanal auf der Schulwebsite, in Newslettern und auf anderen Social-Media-Plattformen.

Vorlagen Foto- und Videoproduktionen

Allen Schulen und Mitgliedseinrichtungen mit einem Zugang zur Materialdatenbank des Bundes der Freien Waldorfschulen[1] stellen wir aktuelle und DSGVO-genormte Vorlagen für Foto- und Videoproduktionen zur Verfügung:

Materialdatenbank Öffentlichkeitsarbeit

[1] erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Schulsekretariat / Ihrer Verwaltung

Für Arbeitskreise, Gremien, Projektgruppen im BdFWS

Die Abteilung Öffentlichkeitsarbeit | Kommunikation macht seit mehreren Jahren die Erfahrung, dass die Vielzahl von Projekten, Veranstaltungen und Vorhaben zu einer immer weiter abnehmenden Aufmerksamkeit unserer Zielgruppe, den verschiedenen Akteur:innen in den Schulgemeinschaften, führt.

Eine erfolgreiche Kommunikation/Bewerbung von Veranstaltungen und Projekten kann entscheidend sein, um die gewünschte Zielgruppe zu erreichen und Aufmerksamkeit für Termine und Events zu schaffen.

Schlecht geplante Kommunikation wirkt sich doppelt negativ aus: Zum einen werden viele Veranstaltungen einmalig und zu spät beworben und finden somit unter Umständen gar nicht statt. Zum anderen nimmt die generelle Aufmerksamkeit für BdFWS-Angebote weiter ab, wenn Termine unkoordiniert und zu kurzfristig angekündigt werden – diese lassen sich dann schlicht nicht mehr sinnvoll einplanen.

Mit dieser Handreichung möchten wir zum einen einen Überblick über die verfügbaren Kanäle der internen Kommunikation des BdFWS geben. Darüber hinaus geben wir einen Zeitplan, wie und wann diese Kanäle durch die Veranstalter:innen optimal genutzt werden können, und Hinweise zu den erforderlichen Materialien.

Inhaltsverzeichnis

1. ÜBERBLICK ÜBER DIE KOMMUNIKATIONSKANÄLE

Website waldorfschule.de

Allgemeine Rundmail

Instagram

Facebook

YouTube

Direktansprache (Mail/Teams)

Zielgerichtete Kommunikation für die interne (Mitarbeitende im BdFWS) Zielgruppe.

Mitgliederversammlungen und Delegiertentagungen

Newsletter

Erziehungskunst Magazin

Podcasts

2. ZEITPLAN FÜR DEN EINSATZ DER KANÄLE

8–6 Wochen vor der Veranstaltung

6–4 Wochen vor der Veranstaltung

4–2 Wochen vor der Veranstaltung

2 Wochen bis 3 Tage vor der Veranstaltung

Am Veranstaltungstag

3. ZUSÄTZLICHE TIPPS

4. MATERIAL

1. Überblick über die Kommunikationskanäle

Website waldorfschule.de

Auf der Website des BdFWS gibt es die Möglichkeit, in der Rubrik Termine (https://www.waldorfschule.de/termine-aktuelles/termine) aufgelistet zu sein und/oder thematisch passend auf einer Unterseite.

Allgemeine Rundmail

Information an Schulen, Ausbildungsstätten und LAGs. Problem: Bisher werden nur die info@-Adressen angeschrieben. Seit einem Jahr haben wir die Allgemeine Rundmail für ALLE Mitarbeitenden geöffnet, die Menschen müssen sich aber selber anmelden, um die Allgemeine Rundmail zu erhalten. Dies passiert wenig bis kaum.

Instagram

Öffentlichkeitswirksame Plattform für visuelle Inhalte (Posts, Stories, Reels). Hier sind mittlerweile ein Großteil der Schulen präsent und vernetzen sich untereinander. Der BdFWS hat mit den Kanälen

@waldorfschule

@Jede Stunde zählt

@magazin_erziehungskunst

insg. 13.500 Follower:innen, stetig steigend.

Facebook

Plattform für visuelle und textbasierte Inhalte (Posts, Stories, Reels). 10.400 Follower:innen, mehrere Gruppen und Zusammenschlüsse von Waldorflehrer:innen und die Waldorfschulgruppe mit 4.700 Follower:innen.

YouTube

Plattform für längere, inhaltsreiche Videos (z. B. Trailer, Interviews, Berichte).

Direktansprache (Mail/Teams)

Zielgerichtete Kommunikation für die interne (Mitarbeitende im BdFWS) Zielgruppe.

Mitgliederversammlungen und Delegiertentagungen

Gelegenheiten, Veranstaltungen ganz kurz, i.d.R. max. 5 Min., persönlich vorzustellen.

Newsletter

Der BdFWS versendet regelmäßig zielgruppenspezifische Newsletter. Alle Infos finden sich hier:https://www.waldorfschule.de/ueber-uns/newsletter/newsletter-anmeldung.

Die Newsletter haben derzeit eine Abonnent:innenzahl von rund 1.800. Diese setzt sich aus internen und externen Menschen zusammen.

Erziehungskunst Magazin

Gesamtauflage
Magazin print: 45.000 Magazin digital: 10.840 print & digital: 55.840

Vertriebene Auflage
Magazin print: 44.500 Magazin digital: 10.840 print & digital: 55.340 (Stand: 12/2024)

Podcasts

Es besteht die Möglichkeit, thematisch passende Veranstaltungen oder Projekte über die im Waldorfkontext stehenden Podcasts zu kommunizieren. Die Betreiber:innen müssen individuell angefragt werden. Ein immer wieder aktualisierter Überblick findet sich hier: https://www.waldorfschule.de/ueber-uns/podcasts

2. Zeitplan für den Einsatz der Kanäle

Der Zeitplan ist von den Veranstaltenden selbst einzuhalten.

Die zu verbreitenden Informationen sind eigenständig vorzubereiten hinsichtlich Text, und/oder Grafik und/oder Foto (dem Medium angepasst, die Abteilung Öffentlichkeitsarbeit | Kommunikation berät gerne und liest im Bedarfsfall Korrektur)

8–6 Wochen vor der Veranstaltung

Ziel: Erste Bekanntmachung und Teaser.

  • Website

Melden Sie den Termin mit entsprechendem Text oder einem PDF oder einem Link zu weiteren Infos an pr@waldorfschule.de

  • Allgemeine Rundmail:

Tragen Sie eine erste Ankündigung mit Datum, Ort und Thema der Veranstaltung ein (Hinweise s.u., Punkt 4.)
Setzen Sie einen „Save-the-Date“-Hinweis an den Anfang.

  • Instagram und Facebook:

Erstellen Sie auf Ihrem Account einen ersten Post mit Teaser-Bild und den wichtigsten Eckdaten.
Nutzen Sie Stories für kurze Einblicke, warum die Veranstaltung wichtig ist.
(Hinweise s.u., Punkt 4.)

  • YouTube:

Laden Sie einen kurzen Teaser-Trailer hoch (optional) und schicken Sie den Link an roenn@waldorfschule.de.

6–4 Wochen vor der Veranstaltung

Ziel: Aufmerksamkeit steigern und Details kommunizieren.

  • Eigene Instagram- und Facebook-Auftritte:

Veröffentlichen Sie einen Post zu einem Highlight der Veranstaltung (z. B. Keynote-Speaker).
Schalten Sie Countdown-Sticker in Stories.

  • YouTube:

Falls verfügbar, teilen Sie Interviews mit Referierenden oder Einblicke ins Programm.

  • Direktansprache (Mail/Teams):

Informieren Sie interne Zielgruppen persönlich und motivieren Sie diese zur Weiterleitung der Einladung.

4–2 Wochen vor der Veranstaltung

Ziel: Erinnern und Interaktion fördern.

  • Eigene Instagram- und Facebook-Auftritte:
  • Erstellen Sie interaktive Stories (z. B. Umfragen, Quiz zur Veranstaltung).

Bewerben Sie die letzten Tage der Anmeldefrist.

  • Mitgliederversammlungen/Delegiertentagungen:

Nutzen Sie diese, um die Veranstaltung in direkter Ansprache vorzustellen.

  • Direktansprache (Mail/Teams):

Erinnern Sie Ihre internen Zielgruppen daran, die Veranstaltung aktiv zu teilen.

2 Wochen bis 3 Tage vor der Veranstaltung

Ziel: Letzte Erinnerung und Teilnehmer:innen mobilisieren.

  • Allgemeine Rundmail:

Versenden Sie einen erneuten Veranstaltungshinweis mit finalen Angaben (z. B. Agenda, Link zum Livestream, wichtige Fristen)

  • Eigene Instagram- und Facebook-Auftritte:

Posten Sie eine Erinnerung und nutzen Sie Stories, um die Dringlichkeit zu betonen (z. B. „Letzte Chance zur Anmeldung!“.

  • YouTube:
  • Optional: Ein finales Update-Video oder Dankes-Video an alle, die sich angemeldet haben.
  • Direktansprache (Mail/Teams):

Versenden Sie persönliche Erinnerungen an wichtige Schlüsselpersonen.

Am Veranstaltungstag

Ziel: Präsenz und Live-Interaktion fördern.

  • Instagram und Facebook:

Teilen Sie Live-Eindrücke über Stories.

Nutzen Sie Reels, um besonders spannende Momente festzuhalten.

  • YouTube:

Übertragen Sie die Veranstaltung (wenn möglich) live oder posten Sie einen Livestream-Link.

3. Zusätzliche Tipps

  • Konsistenz:

Sorgen Sie dafür, dass die Botschaften über alle Kanäle einheitlich sind.

  • Visuelle Materialien:

Stellen Sie Bildmaterial, Logos und Vorlagen bereit.

  • Call-to-Action:

Erinnern Sie regelmäßig an die Anmeldung oder Teilnahme.

  • Interne Netzwerke nutzen:

Motivieren Sie Mitarbeitende, die Inhalte zu teilen.

4. Material

  • Allgemeine Rundmail

Alle Angaben und ein Formular zur Einreichung der Beiträge findet sich hier:https://www.waldorfschule.de/allgemeine-rundmail

  • Instagram und Facebook

Auf Canva stellen wir Materialvorlagen und Markenunterlagen waldorf-bne.de/BdFWS/ Kampagne Jede Stunde zählt und Pädagogische Forschungsstelle zur Verfügung. Ein Teamaccount kann unter: pr@waldorfschule.de beantragt werden.

Für die Bewerbung benötigen wir nach Rücksprache Posts und Stories Vorlagen in den gängigen Formaten, Texte für die Caption dürfen max. 2000 Zeichen inklusive Leerzeichen enthalten

  • Erziehungskunst

Redaktionsschluss für das jeweilige Heft ist immer genau zwei Monate vor dem Erscheinen des Heftes. Gerne können Sie uns unverbindlich Artikel zusenden, die wir dann prüfen und ggf. veröffentlichen

Mit dieser strukturierten Planung und einem abgestimmten Timing können Sie die Sichtbarkeit und den Erfolg Ihrer Veranstaltungen und Projekte deutlich erhöhen. Für weitere Fragen oder Unterstützung steht die Öffentlichkeitsarbeit des BdFWS unter pr@waldorfschule.de gern zur Verfügung.

Handreichung für die Bewerbung von Terminen und Events über die Öffentlichkeitsarbeit

Für: Arbeitskreise, Gremien, Projektgruppen im BdFWS

Die Abteilung Öffentlichkeitsarbeit | Kommunikation macht seit mehreren Jahren die Erfahrung, dass die Vielzahl von Projekten, Veranstaltungen und Vorhaben zu einer immer weiter abnehmenden Aufmerksamkeitbei unserer Zielgruppe, den verschiedenen Akteur:innen in den Schulgemeinschaften, führt.

Eine erfolgreiche Kommunikation/Bewerbung von Veranstaltungen und Projekten kann entscheidend sein, um die gewünschte Zielgruppe zu erreichen und Aufmerksamkeit für Termine und Events zu schaffen.

Ist die Kommunikation schlecht geplant, hat dies einen doppelt negativen Effekt: Es werden viele Veranstaltungen einmalig und zu spät beworben – finden im schlechtesten Fall nicht statt – und die Aufmerksamkeit wird generell weiter abnehmen, da unkoordiniert und zu kurzfristig angekündigte Termine nicht mehr einplanbar sind.

Mit dieser Handreichung möchten wir zum einen einen Überblick über die verfügbaren Kanäle der internen Kommunikation des BdFWS geben. Darüber hinaus geben wir einen Zeitplan, wie und wann diese Kanäle durch die Veranstalter optimal genutzt werden können, und Hinweise zu den erforderlichen Materialien.

Inhaltsverzeichnis

1. ÜBERBLICK ÜBER DIE KOMMUNIKATIONSKANÄLE

Website waldorfschule.de

Allgemeine Rundmail

Instagram

Facebook

YouTube

Direktansprache (Mail/Teams)

Zielgerichtete Kommunikation für die interne (Mitarbeitende im BdFWS) Zielgruppe.

Mitgliederversammlungen und Delegiertentagungen

Newsletter

Erziehungskunst Magazin

Podcasts

2. ZEITPLAN FÜR DEN EINSATZ DER KANÄLE

8–6 Wochen vor der Veranstaltung

6–4 Wochen vor der Veranstaltung

4–2 Wochen vor der Veranstaltung

2 Wochen bis 3 Tage vor der Veranstaltung

Am Veranstaltungstag

3. ZUSÄTZLICHE TIPPS

4. MATERIAL

1. Überblick über die Kommunikationskanäle

Website waldorfschule.de

Auf der Website des BdFWS gibt es die Möglichkeit, in der Rubrik Termine (https://www.waldorfschule.de/termine-aktuelles/termine) aufgelistet zu sein und/oder thematisch passend auf einer Unterseite.

Allgemeine Rundmail

Information an Schulen, Ausbildungsstätten und LAGs. Problem: Bisher werden nur die info@-Adressen angeschrieben. Seit einem Jahr haben wir die Allgemeine Rundmail für ALLE Mitarbeitenden geöffnet, die Menschen müssen sich aber selber anmelden, um die Allgemeine Rundmail zu erhalten. Dies passiert wenig bis kaum.

Instagram

Öffentlichkeitswirksame Plattform für visuelle Inhalte (Posts, Stories, Reels). Hier sind mittlerweile ein Großteil der Schulen präsent und vernetzen sich untereinander. Der BdFWS hat mit den Kanälen

@waldorfschule

@Jede Stunde zählt

@magazin_erziehungskunst

insg. 13.500 Follower:innen, stetig steigend.

Facebook

Plattform für visuelle und textbasierte Inhalte (Posts, Stories, Reels). 10.400 Follower:innen, mehrere Gruppen und Zusammenschlüsse von Waldorflehrer:innen und die Waldorfschulgruppe mit 4.700 Follower:innen.

YouTube

Plattform für längere, inhaltsreiche Videos (z. B. Trailer, Interviews, Berichte).

Direktansprache (Mail/Teams)

Zielgerichtete Kommunikation für die interne (Mitarbeitende im BdFWS) Zielgruppe.
 

Mitgliederversammlungen und Delegiertentagungen

Gelegenheiten, Veranstaltungen ganz kurz, i.d.R. max. 5 Min., persönlich vorzustellen.

Newsletter

Der BdFWS versendet regelmäßig zielgruppenspezifische Newsletter. Alle Infos finden sich hier:https://www.waldorfschule.de/ueber-uns/newsletter/newsletter-anmeldung.

Die Newsletter haben derzeit eine Abonnent:innenzahl von rund 1.800. Diese setzt sich aus internen und externen Menschen zusammen.

Erziehungskunst Magazin

Gesamtauflage
Magazin print: 45.000 Magazin digital: 10.840 print & digital: 55.840

Vertriebene Auflage
Magazin print: 44.500 Magazin digital: 10.840 print & digital: 55.340 (Stand: 12/2024)

Podcasts

Es besteht die Möglichkeit, thematisch passende Veranstaltungen oder Projekte über die im Waldorfkontext stehenden Podcasts zu kommunizieren. Die Betreiber:innen müssen individuell angefragt werden. Ein immer wieder aktualisierter Überblick findet sich hier: https://www.waldorfschule.de/ueber-uns/podcasts

2. Zeitplan für den Einsatz der Kanäle

Der Zeitplan ist von den Veranstaltenden selbst einzuhalten.

Die zu verbreitenden Informationen sind eigenständig vorzubereiten hinsichtlich Text, und/oder Grafik und/oder Foto (dem Medium angepasst, die Abteilung Öffentlichkeitsarbeit | Kommunikation berät gerne und liest im Bedarfsfall Korrektur)

8–6 Wochen vor der Veranstaltung

Ziel: Erste Bekanntmachung und Teaser.

  • Website

Melden Sie den Termin mit entsprechendem Text oder einem PDF oder einem Link zu weiteren Infos an pr@waldorfschule.de

  • Allgemeine Rundmail:

Tragen Sie eine erste Ankündigung mit Datum, Ort und Thema der Veranstaltung ein (Hinweise s.u., Punkt 4.)
Setzen Sie einen „Save-the-Date“-Hinweis an den Anfang.

  • Instagram und Facebook:

Erstellen Sie auf Ihrem Account einen ersten Post mit Teaser-Bild und den wichtigsten Eckdaten.
Nutzen Sie Stories für kurze Einblicke, warum die Veranstaltung wichtig ist.
(Hinweise s.u., Punkt 4.)

  • YouTube:

Laden Sie einen kurzen Teaser-Trailer hoch (optional) und schicken Sie den Link an roenn@waldorfschule.de.

6–4 Wochen vor der Veranstaltung

Ziel: Aufmerksamkeit steigern und Details kommunizieren.

  • Eigene Instagram- und Facebook-Auftritte:

Veröffentlichen Sie einen Post zu einem Highlight der Veranstaltung (z. B. Keynote-Speaker).

Schalten Sie Countdown-Sticker in Stories.

  • YouTube:

Falls verfügbar, teilen Sie Interviews mit Referierenden oder Einblicke ins Programm.

  • Direktansprache (Mail/Teams):

Informieren Sie interne Zielgruppen persönlich und motivieren Sie diese zur Weiterleitung der Einladung.

4–2 Wochen vor der Veranstaltung

Ziel: Erinnern und Interaktion fördern.

  • Eigene Instagram- und Facebook-Auftritte:
  • Erstellen Sie interaktive Stories (z. B. Umfragen, Quiz zur Veranstaltung).

Bewerben Sie die letzten Tage der Anmeldefrist.

  • Mitgliederversammlungen/Delegiertentagungen:

Nutzen Sie diese, um die Veranstaltung in direkter Ansprache vorzustellen.

  • Direktansprache (Mail/Teams):

Erinnern Sie Ihre internen Zielgruppen daran, die Veranstaltung aktiv zu teilen.

2 Wochen bis 3 Tage vor der Veranstaltung

Ziel: Letzte Erinnerung und Teilnehmer:innen mobilisieren.

  • Allgemeine Rundmail:

Versenden Sie einen erneuten Veranstaltungshinweis mit finalen Angaben (z. B. Agenda, Link zum Livestream, wichtige Fristen)

  • Eigene Instagram- und Facebook-Auftritte:

Posten Sie eine Erinnerung und nutzen Sie Stories, um die Dringlichkeit zu betonen (z. B. „Letzte Chance zur Anmeldung!“.

  • YouTube:
  • Optional: Ein finales Update-Video oder Dankes-Video an alle, die sich angemeldet haben.
  • Direktansprache (Mail/Teams):

Versenden Sie persönliche Erinnerungen an wichtige Schlüsselpersonen.

Am Veranstaltungstag

Ziel: Präsenz und Live-Interaktion fördern.

  • Instagram und Facebook:

Teilen Sie Live-Eindrücke über Stories.

Nutzen Sie Reels, um besonders spannende Momente festzuhalten.

  • YouTube:

Übertragen Sie die Veranstaltung (wenn möglich) live oder posten Sie einen Livestream-Link.

3. Zusätzliche Tipps

  • Konsistenz:

Sorgen Sie dafür, dass die Botschaften über alle Kanäle einheitlich sind.

  • Visuelle Materialien:

Stellen Sie Bildmaterial, Logos und Vorlagen bereit.

  • Call-to-Action:

Erinnern Sie regelmäßig an die Anmeldung oder Teilnahme.

  • Interne Netzwerke nutzen:

Motivieren Sie Mitarbeitende, die Inhalte zu teilen.

4. Material

  • Allgemeine Rundmail

Alle Angaben und ein Formular zur Einreichung der Beiträge findet sich hier:https://www.waldorfschule.de/allgemeine-rundmail

  • Instagram und Facebook

Auf Canva stellen wir Materialvorlagen und Markenunterlagen waldorf-bne.de/BdFWS/ Kampagne Jede Stunde zählt und Pädagogische Forschungsstelle zur Verfügung. Ein Teamaccount kann unter: pr@waldorfschule.de beantragt werden.

Für die Bewerbung benötigen wir nach Rücksprache Posts und Stories Vorlagen in den gängigen Formaten, Texte für die Caption dürfen max. 2000 Zeichen inklusive Leerzeichen enthalten

  • Erziehungskunst

Redaktionsschluss für das jeweilige Heft ist immer genau zwei Monate vor dem Erscheinen des Heftes. Gerne können Sie uns unverbindlich Artikel zusenden, die wir dann prüfen und ggf. veröffentlichen

Mit dieser strukturierten Planung und einem abgestimmten Timing können Sie die Sichtbarkeit und den Erfolg Ihrer Veranstaltungen und Projekte deutlich erhöhen. Für weitere Fragen oder Unterstützung steht die Öffentlichkeitsarbeit des BdFWS unter pr@waldorfschule.de gern zur Verfügung.

Aufbau einer Einladung für Veranstaltungen oder Webinare

  • Das sollte in einer Veranstaltungseinladung enthalten sein

Die Einladung sollte die wichtigsten Details wie:

Name der Veranstaltung, Datum, Uhrzeit, Ort und Website oder Kontaktinformationen

Hochkarätige Redner: innen oder besondere Inhalte

Anweisungen zur Anmeldung

Hinweise zum Veranstaltungsort

Vorteile einer Teilnahme, insbesondere einzigartige Erlebnisse

Qualitativ hochwertige, kreative Einladungen hinterlassen einen starken ersten Eindruck. Sind Ihre Veranstaltungseinladungen interessant, vielversprechend und vielleicht sogar witzig, macht das Ihre Veranstaltung verlockender.

  • Nutzendarstellung an vorderster Stelle – was bringt es mir?

Stellen Sie den Mehrwert Ihrer Veranstaltung in den Vordergrund. Sie sollten aufzeigen, warum sich potenzielle Teilnehmende überhaupt für Ihre Veranstaltung interessieren sollten.

Denken und formulieren Sie den Wert Ihrer Veranstaltung aus der Perspektive Ihrer Zielgruppe, um ihr Interesse zu wecken.

  • Ein klarer Aufruf zum Handeln, der tatsächlich zum Handeln anregt

Einladungen sollten zum Handeln auffordern, ohne aufdringlich zu sein. Außerdem sollten sie so interessant sein, dass man wissen möchte, wohin der Button führt.

Versuchen Sie anstelle der Klassiker wie “Registrieren Sie sich hier” auch mal z.B.:

  • Ich will dabei sein
  • Halten Sie mir einen Platz frei!
  • Meinen Platz sichern
  • Zeigen Sie, was Ihre Veranstaltung auszeichnet 

Natürlich sollte das Hauptangebot in Ihrer Einladung Vorrang haben.

Wenn Sie jedoch z. B. eine Reihe hervorragender Redner:innen haben und Ihre Veranstaltung die einzige ihrer Art ist, die den Teilnehmern die Möglichkeit bietet, solch eine Weiterbildung zu erhalten, sollten Sie diese beiden Elemente hervorheben.

Weitere solcher Elemente könnten sein:

  • Workshops mit Expert:innen
  • Gelegenheiten zum Networking
  • Auszeichnungen
  • Das Auge entscheidet mit

Manchmal kann ein tolles Foto von einer vergangenen Veranstaltung oder ein Bild, das Ihren Veranstaltungsort wirklich zur Geltung bringt, jemanden dazu bewegen, mehr über Ihre Veranstaltung zu erfahren. Wenn Sie großartige Bilder haben, nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil.

  • Bieten Sie Anreize zur Veranstaltungsteilnahme an 

Was lieben Menschen mehr als kostenfreie Dinge? Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie Anreize anbieten, z. B. für eine frühzeitige Anmeldung, eine Verlosung von einem Gutschein/Sachpreis unter allen Teilnehmenden oder für die für die Verbreitung Ihrer Veranstaltung in den sozialen Medien uvm.

  • Bsp.: Webinar-E-Mail-Einladungsvorlage   

Betreff: Erweitern Sie Ihre Fähigkeiten: Exklusives Webinar zu [Thema]

E-Mail-Text:  

Hallo [Name des Empfängers],

wir laden Sie herzlich zu unserem kommenden Webinar ein: „[Webinar-Thema]“!

Wann: [Datum und Uhrzeit]

Wo: Online – nehmen Sie von überall aus teil!

Profitieren Sie von den neuesten Erkenntnissen aus [Bereich] mit unseren Experten [Name der Referenten], die [Thema] erörtern und Strategien zu [Thema] aufzeigen werden.

Warum Sie teilnehmen sollten?

Lernen Sie modernste Techniken und Tools kennen

Tauschen Sie sich mit Kolleg:innen aus

Gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse, die Sie sofort in Ihrer Arbeit anwenden können

Reservieren Sie sich jetzt rechtzeitig Ihren virtuellen Platz.

Handlungsaufforderung [LINK]): Meinen Platz sichern!

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und eine spannende Lernerfahrung.

P.S. Sie können nicht live dabei sein? Registrieren Sie sich trotzdem [LINK], und wir schicken Ihnen die Aufzeichnung zu. 

Social Recruiting für Waldorfschulen & Ausbildungsstätten: Eine Möglichkeit für Lehrer:innen-, Schüler:innen- und Studierendengewinnung

Die Waldorfbewegung hat in den letzten zwei Jahren gezeigt: Social Recruiting funktioniert. Mit der Kampagne #jedestundezählt konnten Schulen in u. a. Würzburg, Aachen und Neuenrade innerhalb kurzer Zeit passende Bewerbungen erzielen und offene Stellen besetzen. Die Fallbeiträge in Erziehungskunst dokumentieren Vorgehen, Erfahrungen und Ergebnisse – von anfänglicher Skepsis bis zur erfolgreichen Einstellung.
Auch die Webinare und Praxisberichte zur Kampagne liefern eine klare Botschaft: Wer Social Recruiting systematisch nutzt – mit klaren Zielprofilen, niedrigschwelligen Kontaktwegen und laufender Optimierung – erreicht mehr geeignete Interessierte, inklusive Seiteneinsteiger:innen. Das Würzburger Beispiel wird hier besonders greifbar vermittelt.

Warum Social Recruiting – gerade für Waldorf?

  • Reichweite zu den “Passiven”: Nicht nur aktiv Suchende, sondern auch Menschen, die offen sind – dort, wo sie täglich unterwegs sind (Instagram, Facebook, YouTube). Die Kampagnenseite jedestundezählt.de bündelt Infos zu Berufsbildern, Ausbildungswegen und erzählt echte Geschichten aus dem Kollegium – ideal als Zielseite für Anzeigen. 
  • Niedrigschwelliger Einstieg: Interessierte melden sich per Mobilgerät mit wenigen Klicks; Hürden wie “vollständige Bewerbung” kommen erst später. Das senkt Abbruchquoten und erhöht die Zahl qualifizierter Erstkontakte – wie die dokumentierten Schulbeispiele zeigen.
  • Planbar & messbar: Zielgruppengenaues Targeting, A/B-Tests und klare KPIs (Reichweite, Leads, Gespräche, Einstellungen) machen Recruiting steuerbar, statt zufallsgetrieben. Die Erfahrungsberichte und Webinare geben konkrete Leitplanken.

Für wen eignet sich das?

  • Schulen: Lehrkräftegewinnung.
  • Ausbildungsstätten & Seminare: Studierendengewinnung für vollzeit- oder berufsbegleitende Studiengänge – besonders wirksam vor Startterminen und Infoabenden.
  • Oberstufen/berufsbildende Zweige: Schülergewinnung für Fachrichtungen/Schwerpunkte via regionale Reichweite und authentische Einblicke (Testimonials).  

Was braucht es – in fünf Schritten

  1. Ziel & Profil schärfen: Welche Rolle/Studienrichtung? Welche Must-Haves/Nice-to-Haves? (Vorlagen in den Webinar-Materialien/Artikeln.)
  2. Ansprechende Zielseite: Kurz, klar, mobil – mit FAQ, Stimmen aus der Praxis, direktem Kontakt/Lead-Formular (z. B. jedestundezählt.de oder Seminar-Landingpage). 
  3. Creative & Botschaft: Echte Menschen statt Stockfotos; kurze Videos/Reels; klare Call-to-Actions (“Jetzt Interesse bekunden”, “Infoabend buchen”). Die Kampagnenbeiträge zeigen gute Beispiele. 
  4. Schaltung & Optimierung: Region, Alterskorridor, Fachinteressen; A/B-Tests bei Motiv, Text und Zielseite; wöchentliche Auswertung und Nachsteuerung. 
  5. Schneller Folgeprozess: Innerhalb von 24–72 h Rückmeldung, kurzes Erstgespräch (Telefon/Video), dann strukturierter Bewerbungs- oder Einschreibeprozess.

Erfolgsfaktoren aus den Waldorf-Praxisbeispielen

  • Authentizität schlägt Perfektion: Stimmen aus dem Kollegium wirken – “echte Einblicke” sind ein zentrales Element der Kampagne.
  • Team an Bord: PR/Personal/Seminarleitung ziehen gemeinsam; kurze interne Wege beschleunigen Entscheidungen.
  • Dranbleiben: Iteratives Lernen (Zielgruppen, Motive, Zeitfenster). Erfolgsberichte zeigen: Nachjustieren bringt die Kurve.

Jetzt starten
 

  • Inspiration & Anleitung: Überblicks- und How-to-Artikel in Erziehungskunst
  • Material teilen: Kollegium, Eltern, Ehemalige und Seminare als Multiplikator:innen nutzen – die Kampagne lebt vom Mitmachen.
  • Kontakt: Der Bund der Freien Waldorfschulen arbeitet mit 2 Anbietern zusammen:


1. adsozial.de


2. Hüttich Consulting

Diese unterstützen Schulen und Seminare beim Setup von Pilotkampagnen (Zielprofil, Creatives, Schaltung, Auswertung).

Fazit: Social Recruiting ist für Waldorfschulen und Ausbildungsstätten ein wirksames, planbares Werkzeug – bewährt in der Praxis, anschlussfähig an unsere Werte und ideal, um Lehrkräfte, Schüler:innen und Studierende zu gewinnen.